„Mali sme tržby 450 000 €“ nehovorí nič, pokiaľ neviete, či je to oproti plánu, oproti minulému roku, alebo len oproti pocitu. Dobrý mesačný report odpovedá na otázku konateľa: kde sme teraz a kam ideme.

Tri časti, ktoré chce vidieť takmer každý riaditeľ

1. Mesiac oproti plánu (alebo aspoň oproti minulému roku).
2. Od začiatku roka (YTD): tržby, náklady, rozpracovanosť a zisk.
3. Odhad do konca roka: kam firma smeruje, ak sa nič nezmení.

Bez porovnania a odhadu je aj presná výsledovka len fotografia.

Príklad

Firma s ročným plánom zisku 768 000 € (64 000 € mesačne) po deviatich mesiacoch:

Odhad za rok je skutočný zisk od začiatku roka plus tri mesiace v priemernom tempe (540 000 € ÷ 9 = 60 000 € mesačne).

Ilustračný príklad, nejde o reálnu firmu.

Ktoré ukazovatele sledovať vo výrobnej firme

• zisk a hrubá marža,
• tržby,
• produktivita priamej práce a nepriamej práce,
• spotreba materiálu,
• bod zvratu: koľko musí firma predať, aby nebola v strate.

Ku každému má report odpovedať aj prečo: ktorá položka spôsobila odchýlku a čo robíme.

Kedy report dostanete

Veľa firiem má finálne číslo za minulý mesiac až po 25. dni nasledujúceho mesiaca, lebo kým nie je hotové DPH, uzávierka sa ďalej nerobí. Majiteľ tak dostane informáciu, či firma zarábala, takmer dva mesiace starú. Rozhodnutia o cenách a kapacitách sa medzitým robia naslepo.

Z praxe: výsledok sa dá odhadnúť hneď v prvých dňoch po skončení mesiaca s presnosťou 95 až 98 %. Mzdy sú väčšinou rovnaké každý mesiac, očakávané faktúry sa dajú odhadnúť z objednávok a bločky môžu zamestnanci nosiť priebežne. Výsledok s 95 % presnosťou na začiatku mesiaca je lepší ako 100 % koncom nasledujúceho.

Ako to robiť, kým nemáte nástroj

Na začiatok stačí Excel: export účtovného denníka, mapovanie účtov na kategórie, porovnanie s plánom. Keď sa to opakuje každý mesiac, zaberie to hodiny, a tie sa oplatí ušetriť automatizáciou. Dôležité je mať vždy rovnaký formát, aby sa čísla dali porovnávať z mesiaca na mesiac.

Často kladené otázky

Čo má obsahovať mesačný report pre konateľa?

Mesiac oproti plánu, výsledok od začiatku roka a odhad do konca roka, k tomu kľúčové ukazovatele a vysvetlenie najväčších odchýlok.

Kedy má byť report hotový?

Ideálne v prvých dňoch nasledujúceho mesiaca, aj ako odhad s presnosťou okolo 95 %. Presné číslo prichádza neskôr a pre rozhodovanie je často neskoro.

Stačí Excel?

Na začiatok áno. Pri mesačnom opakovaní zaberá hodiny a vtedy sa oplatí automatizovať.

Súvisiace články: Bod zvratu vo výrobnej firme: koľko musíte predať, aby ste neboli v strate, Prečo je skutočný zisk iný ako plánovaný: kde hľadať odchýlku.